شهرداری و شهر هوشمند

استفاده از دبیرخانه های هوشمند؛ دروازه ورود به نظام اداری الکترونیک

 آصفیرحيم آصفي هستم معاون اداره کل حوزه دفتري وزارت آموزش و پرورش با ۲۷ سال سابقه در نظام اداري کشور و در حال حاضر به مدت ۲ سال مسئول انجام مکاتبات، اسناد و پيگيري آن در سطح وزارت آموزش و پرورش مي باشم.

 

 

اگنا- همانطور که مستحضر چهل و يکمين اجلاس مديران دبيرخانه هاي نظام اداري کشور برگزار شد، به نظر شما چنين اجلاس ها و همايشهايي چقدر مي تواند در جهت بهبود عملکرد دبيرخانه هاي دولت مؤثر باشد؟

 

همانطور که مي دانيد در سال هاي گذشته با ورود فناوري اطلاعات در سطح جامعه بخش هاي مختلف جامعه دستخوش تغييرات اساسي شدند. يکي از اين زمينه ها و حوزه ها، بحث حوزه اداري و دبيرخانه هاي نظام اداري است.

دبيرخانه هاي نظام اداري با ورود فناوري اطلاعات، زيرساخت هاي مربوطه را شناسايي کرده و در صدد توسعه آن در جامعه مي باشند. برگزاري نشست هايي از اين قبيل هميشه مي تواند بر روي شيوه ها، تکنولوژي ها و روش هاي انجام فعاليت هاي دبيرخانه در سطح جامعه مؤثر باشد.

همچنين در اين خصوص مقالاتي ارائه خواهد شد که دربرگيرنده آخرين تغييرات و تحولات اين حوزه مي باشد و به نوعي مي تواند در امر اطلاع رساني به جامعه مؤثر باشد. بنابراين يکي از مهمترين نقش هايي که اينگونه اجلاس مي توانند ايفا کنند، نقش اطلاع رساني و در پي آن انجام تغييرات براي اصلاحاتي است که نياز جامعه محسوب مي شود.

 

اگنا – به نظر شما اصلي ترين چالش دبيرخانه هاي دولت چيست؟

 

مهمترين چالش به نظر بنده عدم وجود يک استراتژي مشخص براي فعاليت دبيرخانه هاست. البته نه به اين معنا که اصلاً هيچ گونه فعاليتي در اين مورد صورت نگرفته و يا هيچ گونه هدفي مشخص نشده باشد.خير. اتفاقاً اقدامات و فعاليت هاي زيادي در اين حوزه صورت گرفته و اهداف کوتاه مدت بسياري در دستور کار دبيرخانه صورت گرفته است.

اما مشکل اصلي اين است که استراتژي بلند مدت مناسبي در دبيرخانه ها اتخاذ نشده است و خيلي اوقات فعاليتهاي دبيرخانه ها و دستگاه هاي اداري سليقه اي است. 

نکته ديگر و چالش ديگري که در اين حوزه وجود دارد اين است که اغلب سازمان ها براي جذب نيرو در دبيرخانه هاي نظام اداري شان با ديدگاهي سنتي پيش مي روند.

به اين معنا که ما زيرساخت هاي دبيرخانه ها را مبتني بر نظام الکترونيک تغيير داده ايم و اين تغيير باعث مي شود که تخصص هاي خيلي جديد و به روزتري را براي دبيرخانه ها نياز داشته باشيم؛ اما بعضاً شاهد اين هستيم که در دبيرخانه ها از افرادي با ديدگاه سنتي و بدون تخصص لازم استفاده مي شود و اين امر منجر به کاهش کارايي و اثر بخشي دبيرخانه ها در نظام اداري مي شود.

نکته ديگري که بايد به آن توجه کنيم اين است که تکنولوژي دائم در حال تغيير است و هرچه به سمت جلو حرکت مي کنيم، تکنولوژي ها و فناوري هاي جديدتري به جامعه عرضه مي شود و سعي ما بايد بر اين باشد که با توجه به به روز شدن سيستم هاي اداري، از اين تکنولوژي ها و فناوري ها استفاده کنيم.

البته بايد در اين زمينه با هوشمندي کامل عمل کنيم. چرا که استفاده از تکنولوژي جديد نياز به زمان، نيرو و هزينه زيادي دارد و براي اتخاذ يک تکنولوژي جديد لازم است که زيرساخت هاي قبلي را به صورت اساسي تغيير دهيم و زيرساخت هاي جديدي جايگزين کنيم و اين امر زمان و هزينه زيادي دربر خواهد داشت. بنابراين نبايد بي گدار به آب بزنيم.

 

اگنا- دبيرخانه الکترونيک وزارت آموزش و پرورش فعاليت خود را از چه زماني آغاز کرده و عمده برنامه هاي آن چيست؟

 

آموزش و پرورش به عنوان يکي از بزرگترين و پرمخاطب ترين دستگاه هاي دولتي مطرح است. جمعيت دانش آموزي در حال حاضر حدود ۱۲ ميليون مي باشد که با بيش از ۱ ميليون کارمند (معلم) در بيش از ۱۰۵ هزار مدرسه در ۷۰۰ منطقه آموزشي تحت پوشش وزارت آموزش و پرورش فعاليت مي کنند. به هرحال يک همچنين نهادي داراي ارتباطات سازماني و فرا سازماني خاصي است که با توجه به تغييرات تکنولوژيکي بايد در جهت تسريع و دقت اين ارتباطات گام برداشته شود. آموزش و پرورش هم با توجه به تغييراتي که در چندسال اخير در جامعه اتفاق افتاده است، تقريباً از اوايل دي ماه سال ۱۳۸۹ با ايجاد يک دبيرخانه مرکزي، سيستم اتوماسيون اداري را به صورت رسمي فعال کرد و در حال حاضر تمام مناطق و مدارس ما به اين سيستم مجهز شده اند و هرکدام متناسب با نياز خود از اين سيستم استفاده مي کنند.

برنامه هايي که تا کنون در اين حوزه انجام گرفته عبارتند از:

• تحت پوشش قرار دادن آمار در يک نظام متمرکز، از جمله برنامه هايي بوده که از ابتدا با فرهنگ سازي مناسب و در طي چند مرحله در سطح وزارت آموزش و پرورش انجام شده است. و همچنين نيروي انساني مورد نياز ما آموزش هاي لازم را در اين زمينه ديدند.

• بروز کردن سيستم اتوماسيون اداري. به جهت استفاده از امکانات جديد و پاسخگويي و ارتباطات سازماني مناسب سعي بر اين است که اين بروز رساني ها صورت بگيرد.

• بررسي و پيگيري گزارش سازي هاي دقيق از سيستم. که اين امر از ابتدا تا به الان وجود داشته است. به اين منظور که بتوان در اسرع وقت گزارش هاي لازم را از نحوه يا گردش فعاليت هاي خود در دبيرخانه داشته باشيم و به واحدهاي ديگر گزارش هاي لازم را ارائه دهيم.

• تغيير نگرش و حرکت از سيستم سنتي به سيستم الکترونيک. سعي ما در اين قسمت بر اين بوده که از برنامه هاي فرهنگي و آموزشي براي کارکنان استفاده کنيم.

• استفاده از سيستم هاي تکميلي و پاسخگويي در انجام سريع مکاتبات. به عنوان مثال مي توان به ابزار هايي چون قلم نوري، گويش پرداز اشاره کرد که تسريع دهنده مکاتبات اداري مي باشند.

• پيگيري سامانه هاي پاسخگو که تحت عنوان Call Center مطرح مي باشند و ما از اين طريق مي توانيم به صورت الکترونيک پاسخگو باشيم و وضعيت پاسخگويي را بهبود بخشيم.

 

اگنا – وزارت آموزش و پرورش در حوزه دبيرخانه هاي هوشمند چه دستاوردها و موفقيت هايي را بدست آورده است و چقدر توانسته به اهداف و استراتژي هاي کوتاه مدت و بلند مدت خود دست پيدا کند؟

 

فعاليت ها و برنامه هاي صورت گرفته در اين حوزه بسيار زياد است که پرداختن به همه آنها در اين فرصت کم ميسر نيست. اما اگر بخواهيم به اهم آنها اشاره کنيم، ايجاد يک دبيرخانه مرکزي در سطح وزارت آموزش و پرورش بود که اين کار به صورت ۱۰۰ درصدي انجام شد و تقريباً تمامي ارسال مراسلات اين وزارت خانه از طريق سيستم اتوماسيون اداري قابل انجام است.

مورد بعدي تمرکز نيرو ها در حوزه دبيرخانه ها و کاهش ۸۰ درصدي اين نيروها بوده است. به هر حال با ورود تکنولوژي جديد، انتظار بر اين بود که نيروها بتوانند به صورت تخصصي در حوزه هاي کارشناسي خودشون فعاليت کنند و بنابراين ما توانستيم اين امر را ميسر کنيم و تا حدود ۸۰ درصد نيروهاي دبيرخانه را کاهش دهيم و از حضور آنها در حوزه ديگري استفاده کنيم.

در ادامه دو فعاليت ذکر شده، آزاد شدن ميزان فضاي کار تا حدود ۹۰ درصد بود که ما توانستيم از اين فضا براي انجام امور ديگر در وزارت آموزش و پرورش استفاده کنيم.

از ديگر دستاوردهايي که مي توان به آن اشاره کرد، بهره برداري مناسب از امکانات و استفاده بهينه از دستگاه ها بوده است که تقريباً مي توان گفت در اين امر به ۷۰ درصد از اهداف خود رسيده ايم.

بکارگيري نمابر مرکزي در اتوماسيون اداري جهت رفاه حال تماس گيرندگان ستادي از ديگر دستاوردهاي وزارت آموزش و پرورش بوده است.

ايجاد ميز خدمت حضوري و متمرکز در داخل دبيرخانه براي پاسخويي به مراجعين و ارباب رجوع از موفقيت هاي ديگر است که ما در اين زمينه به اهداف بالايي دست پيدا کرديم.

از ديگر دستاوردها مي توان به موارد زير اشاره کرد:

• مديريت متمرکز امور اجرايي کاربران در سيستم اتوماسيون اداري

• اجراي برنامه دورکاري کاربران و امکان کاربري تحت وب سيستم اتوماسيون اداري در پرتال مرکزي

• اجراي پروتکل اي سي اي و ارتباط بين دبيرخانه هاي آموزش و پرورش با ساير دستگاه هاي کشور از سال ۱۳۸۹

• نظارت راهبري ارتباطات الکترونيکي حوزه ستادي با مراکز تابعه به صورت آنلاين

• راه اندازي و تقويت پايگاه پرسش و پاسخ

• برنامه ريزي در خصوص ارائه RFP براي اجراي تخصصي Call Center

• راه اندازي سامانه پاسخگويي ۱۵۲۰ براي رفاه حال بيشتر مراجعين

• استفاده از سيستم بايگاني و اسناد اتوماسيون اداري جهت گردش سريع پرونده ها

زمان تحول – به نظر شما اهميت وجود دبيرخانه هاي الکترونيک در سازمان ها به چه ميزان است؟

دبير خانه هاي الکترونيک معمولاً موجب صرفه جويي در فضا و مکان مي شوند. و بدين ترتيب مي توان از اين فضاها براي کارها و موارد ديگر استفاده کرد بنابراين استفاده از دبيرخانه هاي الکترونيک به نوعي موجب افزايش فضاي سازماني خواهد شد. نکته ديگر در خصوص اهميت دبيرخانه ها اين است که دبيرخانه هاي الکترونيک موجب تسريع در برقراري ارتباطات سازماني مي شوند و اين سرعت بخشي در خيلي از مواقع قابل قياس با روش هاي ديگر نيست. اهميت ديگر بحث دقت در تنظيم مکاتبات و برقراري ارتباطات است که به نوعي با وجود دبيرخانه هاي الکترونيک، دقت کار بالا مي رود و افزايش مي يابد.

همچنين با وجود دبيرخانه هاي الکترونيک مي توان فرهنگ فعاليت هاي دبيرخانه اي را در ساير بخش ها و حوزه هاي کاري ديگر تسريع بخشيد. همچنين تعداد افراد شاغل در دبيرخانه هاي الکترونيک در مقايسه با دبيرخانه هاي سنتي کاهش پيدا مي کند. بنابراين از پست هاي سازماني مي توان در ساير بخش هايي که نياز بيشتري دارند استفاده کرد. اهميت ديگر، ايجاد اطمينان و اعتمادي است که مديران نظام اداري در نحوه برقراري و انجام امور براي کارشناسان ايجاد مي کنند. به اين معنا که دبيرخانه هاي الکترونيک در اين زمينه اطمينان و اعتماد مديران را افزايش مي دهد. و اهميت آخر که جزء مهمترين آنها به شمار مي رود، اين است که دبيرخانه هاي الکترونيک، زيربنايي براي حذف کاغذ در ارتباطات سازماني به شمار مي روند و لازمه ورود به نظام اداري الکترونيک استفاده از دبيرخانه هاي الکترونيک مي باشد.

 

اگنا- از اينکه وقت خود را در اختيار خوانندگان فهيم ما قرار داديد متشکريم.

تهیه و تنظیم: احمدی

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا