امروزه در محیط رو به رشد و پشرفته جهان، سازمانها قبل از هر چیز ناچار به تغییر بنیادی در بینش و فرهنگ سازمانی می باشند.
به گزارش شبکه خبری دولت الکترونیک، تحول در نظام اداری در محورهای مختلف مطرح شده است و به دو نوع: تغییر از بالا به پایین و تغییر از پایین به بالا تقسیم می شود.از سویی باید توجه داشت که در مقابل هر تغییر علاوه بر نیروهای پیش برنده نیروهای بازدارند نیزوجود دارند. هر تغییر برنامه ریزی شده باید در سه مرحله :
1- خارج شدن از انجماد
2- تغییر دادن
3- انجماد مجدد(تثبیت)
صورت پذیرد.
قبل از هر تحولی باید فرهنگ سازمانی ، نیروی انسانی، اصول مدیریت سازمان ، امکانات سازمان و نتایج نهایی حاصل از تغییر را شناسایی و بررسی نمود.
سازمان یک شبکه متنوع از روابط و مناسبات انسانها است. در نتیجه به هیچ وجه یک تجمع تصادفی نیست که افراد به سادگی گردهم آمده باشند و به سادگی از هم بگسلند، بلکه روابط و مناسبات حاصل از تعامل و تضاد انسانها برای رشد و تکامل علم و فن ، وحدت و یکپارچگی درون سازمانی را به وجود آورده است.
مرحله تغییر از شیوه قدیمی به شیوه جدید بسته به نوع سازمان ،ساختار سازمانی،نیروی انسانی، مدیریت و … ممکن است مشکل آفرین یا دردسر ساز باشد.
با توجه به به اینکه روند تغییر بسیار حساس و در مواردی خطرناک است این امر مستلزم برنامه ریزی بسیار دقیق میباشد که در این برنامه ریزی باید چهار رکن اصلی سازمان یعنی محصول یا خدمت ارائه شده، مدیریت سازمان، نیروی انسانی و فرهنگ سازمانی هماهنگی کامل داشته باشند.
فرایند تغییر و تحول در سازمانها:
معمولا بصورت کلی 2 نوع تغییر در سازمانها وجود دارد.
1- تغییر از بالا به پایین
2- تغییر از پایین به بالا
در روش اول تغییر از راس هرم سازمان یعنی مدیریت عالی آغاز شده و هدایت می گردد. این تغییر با توجه به اینکه حمایت و ایمان به تغییر مدیریت سازمان را در پی دارد دارای سرعت بیشتری بوده و در سازمان تاثیر جامعی خواهد داشت.
در مورد دوم ، حرکت برای تغییر از کلیه کارکنان سازمان شروع میشود که در سطح پایین هرم را تشکیل می دهند و چون در این روش مدیران میانی و کارشناسان و سطوح پایین تر بعنوان عاملان تغییر هستند خود ازاین تغییر حمایت کرده و جهت بهبود و سرعت بخشیدن به این تغییر حتی ممکن است دست به ابتکارات و نوآوریهایی نیز بزنند.
شناسایی و تعیین عامل تغییر مهمترین جز در فرایند تغییر است. این عامل می تواند شخص یا گروهی باشد که مسئولیت تغییر و تحول از روش قبلی به روش جدید که می تواند در مورد شخص خاص – سازمان – اداره یا حتی اجتماع باشد را بر عهده می گیرد عاملان تغییر باعث ایجاد راهکارهای جدیدی می شوند و در این راه باید اشخاص – روشها – وسایل – سازمانها و … که نیاز به تغییر دارند را در هر لحظه کنترل و مورد بازبینی مجدد قرار دهند.
دایره تغییر در هر سازمان امری پیچیده و حساس است و نیروی انسانی در مرکز این دایره قرار دارد، اما انسانها معمولا بر حسب عادت به روند کارهایی که در طول زمان به تکرار و یکسان انجام شده گرایش دارند و حتی اگر با اجبار به انجام کار به روش جدید اقدام کنند. اگر نظارت و پیگری مستمری در کار نباشدباز به روش قبلی برگشت خواهد داشت. شناسایی و تعیین نقاط و عوامل مقاومت در برابر تغییر یکی از مهمترین مراحل می باشد. از مهمترین این دلایل می توان به تهدید احساس امنیت همیشگی کارکنان ، تهدید قابلیتها و اندوخته های قبلی کارکنان ، تصور کارکنان از عدم توانایی پذیرش نقشها و وظایف جدید و عادت کارکنان به وضع موجود اشاره کرد.
در فرایند تغییر باید نیروهای موثر در تغییر مورد نظر را مورد بررسی قرار داد، نیروهای موافق با تغییر (پیش برنده) و نیروهای مخالف (بازدارنده) را بطور دقیق شناسایی نمود.
نیروهای بازدارنده ( نیروی منفی) معمولا شامل مقاومت کارکنان در برابر تغییر ، فرهنگ سازمانی موجود، محدودیتهای مالی سازمان و ضعف کارکنان در فراگیری و آموزش روشهای جدید و نیروهای پیش برنده ( نیروی مثبت) شامل حمایت و مصمم شدن مدیریت و کارکنان در ایجاد تغییر ، مشخص شدن مزایای این تغییر برای کارکنان و اهرم پیش برنده حمایتی از عامل تغییر می باشد.
در طی مراحل گذار باید نیروی مثبت را حمایت و تقویت کرده و نیوری منفی را از بین برد و به حداقل رساند.
