این روزها بحث سیستم های نرم افزاری در بسياري از شرکت ها مطرح است و اين شرکت ها به دلیل تعدد سیستم های نرم افزاری که سبب ایجاد جزیره ای از نرم افزارها شده است به دنبال نرم افزارهای یکپارچه که مجموعه سیستم هایشان را دربربگیرد هستند.
اما متاسفانه نگاه بسیاری از این سازمان ها به خرید نرم افزار بسیار عوامانه است. این مساله را در خیلی از موارد دیده ایم که شرکتی مثلا سيستم مديريت ارتباط با مشتري می خواهد و نمی داند از كجا بايد شروع كند و یا حداکثر تنها با یک مشاور تماس گرفته و در همان مکالمه تلفنی از او جواب می خواهد امروز به کار گیری نرم افزارهای یکپارچه مثل ERP یا CRM پروسه های متعددی دارد که خرید لایسنس شاید ساده ترین فرآیند آن از لحاظ هزینه و زمان باشد. برای به کارگیری چنین ابزارهایی در درجه اول سازمان می بایست احتیاجات (Requirement) خود را در آن حوزه مشخص کند که این احتیاجات خود شامل احتیاجات فنی و کارکردی است (Functional Requirement and technical Requirement) . بعد از مشخص کردن احتیاجات خود می بایست RFP برای خود تهیه نماید. بعد از آماده شدن RFP و انتشار و ارسال آن برای شرکت هاي مشاور مانند کلونی و دریافت Proposal می بایست این پیشنهادات بررسی شود. همین بررسی پیشنهادات و انتخاب فروشنده مناسب ( Vendor Selection ) خود یک پروژه قابل توجه و کاملا تخصصی است. در این بخش کلونی ميتواند از جنبه های مختلف محصولات نرم افزاری موجود را مقایسه و به شما می کند. به طور مثال در صنایع معدنی محصولات اوراکل، SAP ، شركت هاي داخلي و و ….. را از جنبه های مختلف با هم مقایسه کرده و به شما کمک می کند که با توجه به احتیاجات خود کدام محصول را خریداری کنید.
همه این ها فقط منجر به شناسایی محصول شده است و در اين مرحله تازه محصول خریداری شده است. حالا باید سيستم استفاده از محصول پیاده سازی شود که قسمت عمده ماجرا در اینجا رخ می دهد. در این قسمت شرکت می بایست فرآیندهای خود را ( که البته قبلا در فاز شناسایی احتیاجات بررسی کرده است) شناسایی کرده و شکاف ها را مشخص کرده و یا فرآیندها را استاندارد کند و یا اینکه نرم افزار را با نیاز خود سفارشی (Customize) نماید. این مرحله که مهمترین قسمت پیاده سازی نام دارد به Config کردن موسوم است. پرتگاه بسیاری از پروژه های CRM نیز در واقع در این قسمت است که سبب شکست پروژه خواهد شد.
این ها همه گفته شد تا این ذهنیت اشتباه که ” خريدن نرم افزار كار ساده اي است و تنها كافي است از چند شركت استعلام گرفت ” و يا “فعلا بخر، بعدا فكري به حال شيوه ي استفاده از نرم افزار مي كنيم” را تا حدی از بین ببریم. خرید سی آر ام با خرید پفک فرق دارد!!
تهیه وتنظیم : مهدی حیدرپور
