سازمان ها و نهادها برای انجام امور و فعالیتهای خود در حوزه های مختلف کاری دارای بخش های مختلفی می باشند که هر یک از این بخش ها وظایف مخصوص به خود را دارا می باشند.
فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر یک از این بخش ها و همچنین در کلیه بخش های وابسته به سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری شده و کلیه امور سازمان، از امورد مدیریتی گرفته تا امور مربوط به کارمندان و مشتریان به برنامه ریزی و کار روی همین مدارک و اسناد وابسته است. بنابراین امکانات و ابزارهایی که چرخه گردش این اسناد را در بخش های مختلف یک سازمان تسریع و تسهیل نماید در پیشرفت اهداف سازمان و رضایت مشتریان و همچنین گسترش هر چه بیشتر فعالیتهای نهاد یا سازمان در حوزه های مختلف تاثیر شگرفی خواهد داشت.
دولت کشور عزیز ما نیز به این امر واقف بوده و طی طرح بزرگی تحقق دولت الکترونیک را اکیدا در دستور کار خود قرار داده است. بنابراین ادرات ، سازمانها و نهادهای مختلف برای همسو شدن با این طرح و تحقق آن رو به مکانیزه نمودن گردش کاری سازمان و استفاده از سیستم های مکانیزه حوزه اتوماسیون اداری نموده اند.
