این روزها بحث سیستم های نرم افزاری در بسیاری از شرکت ها مطرح است و این شرکت ها به دلیل تعدد سیستم های نرم افزاری که سبب ایجاد جزیره ای از نرم افزارها شده است به دنبال نرم افزارهای یکپارچه که مجموعه سیستم هایشان را دربربگیرد هستند.
اما متاسفانه نگاه بسیاری از این سازمان ها به خرید نرم افزار بسیار عوامانه است. این مساله را در خیلی از موارد دیده ایم که شرکتی مثلا سیستم مدیریت ارتباط با مشتری می خواهد و نمی داند از کجا باید شروع کند و یا حداکثر تنها با یک مشاور تماس گرفته و در همان مکالمه تلفنی از او جواب می خواهد امروز به کار گیری نرم افزارهای یکپارچه مثل ERP یا CRM پروسه های متعددی دارد که خرید لایسنس شاید ساده ترین فرآیند آن از لحاظ هزینه و زمان باشد. برای به کارگیری چنین ابزارهایی در درجه اول سازمان می بایست احتیاجات (Requirement) خود را در آن حوزه مشخص کند که این احتیاجات خود شامل احتیاجات فنی و کارکردی است (Functional Requirement and technical Requirement) . بعد از مشخص کردن احتیاجات خود می بایست RFP برای خود تهیه نماید. بعد از آماده شدن RFP و انتشار و ارسال آن برای شرکت های مشاور مانند کلونی و دریافت Proposal می بایست این پیشنهادات بررسی شود. همین بررسی پیشنهادات و انتخاب فروشنده مناسب ( Vendor Selection ) خود یک پروژه قابل توجه و کاملا تخصصی است. در این بخش کلونی میتواند از جنبه های مختلف محصولات نرم افزاری موجود را مقایسه و به شما می کند. به طور مثال در صنایع معدنی محصولات اوراکل، SAP ، شرکت های داخلی و و ….. را از جنبه های مختلف با هم مقایسه کرده و به شما کمک می کند که با توجه به احتیاجات خود کدام محصول را خریداری کنید.
همه این ها فقط منجر به شناسایی محصول شده است و در این مرحله تازه محصول خریداری شده است. حالا باید سیستم استفاده از محصول پیاده سازی شود که قسمت عمده ماجرا در اینجا رخ می دهد. در این قسمت شرکت می بایست فرآیندهای خود را ( که البته قبلا در فاز شناسایی احتیاجات بررسی کرده است) شناسایی کرده و شکاف ها را مشخص کرده و یا فرآیندها را استاندارد کند و یا اینکه نرم افزار را با نیاز خود سفارشی (Customize) نماید. این مرحله که مهمترین قسمت پیاده سازی نام دارد به Config کردن موسوم است. پرتگاه بسیاری از پروژه های CRM نیز در واقع در این قسمت است که سبب شکست پروژه خواهد شد.
این ها همه گفته شد تا این ذهنیت اشتباه که ” خریدن نرم افزار کار ساده ای است و تنها کافی است از چند شرکت استعلام گرفت ” و یا “فعلا بخر، بعدا فکری به حال شیوه ی استفاده از نرم افزار می کنیم” را تا حدی از بین ببریم. خرید سی آر ام با خرید پفک فرق دارد!!
تهیه وتنظیم : مهدی حیدرپور